現在越來越多的企業開始使用視頻會議產品，促進了視頻會議產品快速發展。現今的視頻會議軟件產品不單只是音、視頻的傳輸，還包括協同數據功能。協同數據功能主要包括：電子白板共享、文檔協同瀏覽、共享桌面等功能。現在我們主要討論的是視頻會議軟件中的協同文檔技術。協同文檔瀏覽主要是通過協同瀏覽的方式，把主持人現場所打開的文檔，傳送給其他的客戶端，從而其他的客戶端可以實時看到主持人的操作。協同文檔瀏覽技術一般可以通過幾種方式來實現，每種實現方式有其優缺點：
1、直接文檔上傳方式
直接文檔上傳方式就是把文檔上傳到MCU服務器，然后記錄主持人操作文檔的類型、相關信息，并實時傳輸主持人的文檔操作動作，如建立文檔、打開文檔、關閉文檔、下一頁、上一頁等操作，然后把相關的文檔操作動作實時發到其他的終端，其他的終端同時也通過獲取操作人的文檔類型、相關信息等，然后也打開這個文檔，接著模擬操主持人的操作，通過這些數據的傳輸，就可以達到主持人與觀眾操作步驟一致。但該方式的缺點是必須全部上傳完文檔并對各個終端進行分發完畢，才可以進行協同操作，因此該協同方式不能應對大文檔的數據協同，在視頻會議軟件領域，flash的視頻會議軟件經過會使用該方式進行文檔協同瀏覽。
2、文檔轉換方式
協同文檔瀏覽可以先把文檔轉換成圖片格式，也就是把文檔通過分頁處理技術，轉換成相應的圖片，然后通過圖片來替換文檔進行傳輸，該方式由于采用了分頁技術，不需要把文檔全部傳輸到服務器，只需要把當前協同瀏覽的文檔的頁面轉換成圖片，然后把圖片發送到其他的客戶端，就可以使到觀眾能實時看到主持人的操作的文檔。但該方式也存在較大的缺點，這就是很難適應各種不同的文檔，我們必須為不同類型的文檔，開發不同的圖片轉換格式，因此該方式只適合于操作文檔格式不多的視頻會議系統中。
3、虛擬打印方式
文檔轉換技術不能轉換全部的文檔格式，而虛擬打印方式就能解決這個問題，通過虛擬打印技術，我們可以虛擬一個打印機，通過虛擬打印機把文檔進行轉換，轉換成相應的圖片，然后通過實時的圖片來顯示操作者的操作，該技術的后面的圖片傳輸技術和前面的相似，但就是增加了用虛擬機來轉換圖片的功能。該方式雖然解決了任意格式的文檔轉換的問題，但它不能顯示動態的文檔，如PowerPoint文件，一般的PowerPoint文件里面可以包括視頻、聲音，如果將文檔直接轉換成圖片，這些多媒體數據就會實現不了協同瀏覽，因此這虛擬打印的方式對于這些動態的文檔就無能為力了。
4、轉換成flash方式
flash轉換方式就是把文檔轉換成flash的動態格式，它能解決虛擬打印不能顯示的動態文檔的問題，通過分頁處理把PPT或者其他的動態文檔的當前頁面轉換成flash格式，然后通過flash文件來顯示動態的文檔，這樣就可以解決不能顯示動態文檔的問題。但該方式需要安裝flash播放器才可以進行文檔瀏覽，存在一定的兼容性問題。
綜上所述，文檔文檔技術可以通過：直接文檔上傳方式、文檔轉換方式、虛擬打印方式、轉換成flash方式，四種方式來實現，這四種方式除了第一種方式存在較大的缺點外，其他的三種方式各有各的優缺點，因此我們可以把三種方式結合起來，利用其各自的優勢來實現視頻會議軟件的協同文檔瀏覽。