視頻會議使用者一般是機關(guān)企事業(yè)單位或團體，由于有著通過公有網(wǎng)絡(luò)或私有網(wǎng)絡(luò)的通訊需求，而希望可以借助音視頻的方式來召開視頻會議。所以除了對視頻會議系統(tǒng)的質(zhì)量有很高要求外，還需要符合一定的價格要求。在公共財政日益精打細算及企業(yè)成本最小化的必然要求下，大部分的視頻會議用戶都會放棄使用價格高昂、升級困難的硬件視頻會議系統(tǒng)，而轉(zhuǎn)用性價比高、方便靈活的軟件視頻會議系統(tǒng)。
客戶選擇視頻會議軟件的時候，首先要看質(zhì)量。質(zhì)量是最關(guān)鍵的因素，沒有質(zhì)量保障的視頻會議軟件，不花錢免費送也沒人敢用。有些視頻會議廠家不愿意開放免費測試，或者在免費試用環(huán)節(jié)上附加諸多條件，此舉無疑無益于用戶掌握視頻會議軟件用法、熟悉軟件操作、對比軟件性能。對產(chǎn)品一知半解或者完全停留在別人的指手畫腳下盲人摸象，是不可能對要選用的視頻會議產(chǎn)品心中有數(shù)的。如果由此而造成選擇失誤，屆時買了一款性能不好的視頻會議軟件，到真正召開視頻會議的關(guān)鍵時刻，就會造成無窮的麻煩，悔之莫及。
視頻會議價格的選擇是很嚴肅的問題。“不求最貴，只求性價比最高”，這是最務(wù)實的做法。買貴了，多花錢不說;如果在上級或兄弟機構(gòu)發(fā)現(xiàn)同期存在性價比更高的同類視頻會議產(chǎn)品，又會影響采購者在本單位中的形象和前途。買太便宜的，也不見得劃算，因為有些破解軟件、甚至未成熟軟件，因為其功能的不穩(wěn)定與質(zhì)量不過關(guān)，在價格上往往有大幅度的讓利或優(yōu)惠，但真正上場使用的時候就會露出馬腳來。
要鑒別價低品劣視頻會議軟件的手法，還是要靠試用工作，很多問題往往在前期試用中就已經(jīng)初露端倪。有些問題或是由于軟件發(fā)布環(huán)節(jié)的出錯，有的是產(chǎn)品本身問題，有的是使用方法不當，還有的是網(wǎng)絡(luò)故障造成，這些都是可以與視頻會議廠家進行溝通與交流的。有能力改進問題者才是真正可以把握研發(fā)技術(shù)，有產(chǎn)品更新升級能力的實力廠家。