隨著國內三公經費的進一步壓縮，實施遠程視頻會議所帶來降低差旅費用的效果，已逐漸被政府部門、企事業單位所熟知。因此越來越多的政府部門和企事業單位十分愿意采用視頻會議來實現異地的會議，從而降低異地會議所帶來的差旅費用，而一個視頻會議系統集成項目的實施需要經過多方的工作，除了需要進行項目立項、系統選型、測試、招標、上線、維護等工作外，我們還需要和視頻硬件供應商、視頻會議系統供應商進行溝通，確定方案等相關工作。現在我們從視頻會議系統集成項目的立項到維護階段整個過程需要注意的問題，進行一個詳細的分析與講解。
1、立項階段
在視頻會議系統集成的立項階段，我們最關心的應該是項目所要達到的目標及項目的預算，因為項目的所要達到的目標和項目的預算是有非常大的相關性，我們應該選擇視頻會議系統產品哪個比較好，如是否需要全高清的視頻會議系統，或者需要視頻質量非常好的視頻會議系統，如果有這方面的項目目標，我們應該采用硬件的視頻會議系統方案，因此預算相對較高。如果我們的預算較少，我們就不能采用基于硬件的視頻會議系統方案，可以采用性價比較高的視頻會議軟件方案。由此可見，視頻會議系統集成項目所要達到的目標一般要和項目的預算成正比。立項之后，我們一般能確定到底是采用硬件的視頻會議系統方案還是采用軟件的視頻會議方案。
2、系統選型階段
視頻會議系統集成項目在立項之后，就準備開始進行招標的工作，但招標之前，我們還需要得知系統的一些參數，這樣才可以讓我們在項目的招標中找到合適的產品供應商，因此我們還需要先確定幾個供應商的產品作為投標公司。在確定這些投標公司之前，我們需要對市場上不同的視頻會議產品進行前期的選型，比如如果立項是用硬件的視頻會議系統，我們可以從不同的硬件視頻會議廠商獲取相關的資料，然后進行系統的選型。怎樣進行視頻會議系統的選型，我們可以參考“怎樣構建全方位的網絡視頻會議系統解決方案”。
3、系統測試階段
視頻會議系統集成項目在選型的過程中，還要獲取項目所需要達到技術參數，因此這些參數我們可以通過測試來獲取，如最大分辨率測試，是否能達到項目的要求。另外系統的測試階段，也能排除一些供應商的產品，從而選擇更優的供應商。
4、系統招標階段
系統招標就是把項目所達到的目標及相關的系統參數進行公告，從而使符合要求的供應商進行投標，然后選取價格最低的產品作為系統的最后供應商。在系統的招投標中，我們需要通過前面的選型和測試來確定投標的供應商是否符合相關的要求，從而指導我們確定最后的中標供應商。
5、系統上線階段
視頻會議系統集成項目在確定中標的供應商后，就會進行雙方的合同的簽訂，合同上會規定視頻會議系統的上線時間及一些后續的維護工作，在上線的過程中，我們要監督供應商進行相應的前期安裝和調試工作，確保視頻會議系統能在合同規定的上線時間內完成項目的上線工作。
6、系統維護階段
視頻會議系統集成項目不只是上線就可以結束了，我們還要確保系統的穩定、有效地運行，因此在雙方的合同簽訂中，我們一般都會確定供應商的維護工作，從而保證視頻會議系統的穩定運行。
綜上所述，一個視頻會議系統集成項目的需進行項目立項、系統選型、測試、招標、上線、維護六個階段的工作，我們對這六個階段的工作，必須要做到層層把關、深入細致的工作，只有這樣，我們才能夠實現項目的所要達到的目標。