隨著國內三公經(jīng)費的進一步壓縮，實施遠程視頻會議所帶來降低差旅費用的效果，已逐漸被政府部門、企事業(yè)單位所熟知。因此越來越多的政府部門和企事業(yè)單位十分愿意采用視頻會議來實現(xiàn)異地的會議，從而降低異地會議所帶來的差旅費用，而一個視頻會議系統(tǒng)集成項目的實施需要經(jīng)過多方的工作，除了需要進行項目立項、系統(tǒng)選型、測試、招標、上線、維護等工作外，我們還需要和視頻硬件供應商、視頻會議系統(tǒng)供應商進行溝通，確定方案等相關工作。現(xiàn)在我們從視頻會議系統(tǒng)集成項目的立項到維護階段整個過程需要注意的問題，進行一個詳細的分析與講解。
1、立項階段
在視頻會議系統(tǒng)集成的立項階段，我們最關心的應該是項目所要達到的目標及項目的預算，因為項目的所要達到的目標和項目的預算是有非常大的相關性，我們應該選擇視頻會議系統(tǒng)產(chǎn)品哪個比較好，如是否需要全高清的視頻會議系統(tǒng)，或者需要視頻質量非常好的視頻會議系統(tǒng)，如果有這方面的項目目標，我們應該采用硬件的視頻會議系統(tǒng)方案，因此預算相對較高。如果我們的預算較少，我們就不能采用基于硬件的視頻會議系統(tǒng)方案，可以采用性價比較高的視頻會議軟件方案。由此可見，視頻會議系統(tǒng)集成項目所要達到的目標一般要和項目的預算成正比。立項之后，我們一般能確定到底是采用硬件的視頻會議系統(tǒng)方案還是采用軟件的視頻會議方案。
2、系統(tǒng)選型階段
視頻會議系統(tǒng)集成項目在立項之后，就準備開始進行招標的工作，但招標之前，我們還需要得知系統(tǒng)的一些參數(shù)，這樣才可以讓我們在項目的招標中找到合適的產(chǎn)品供應商，因此我們還需要先確定幾個供應商的產(chǎn)品作為投標公司。在確定這些投標公司之前，我們需要對市場上不同的視頻會議產(chǎn)品進行前期的選型，比如如果立項是用硬件的視頻會議系統(tǒng)，我們可以從不同的硬件視頻會議廠商獲取相關的資料，然后進行系統(tǒng)的選型。怎樣進行視頻會議系統(tǒng)的選型，我們可以參考“怎樣構建全方位的網(wǎng)絡視頻會議系統(tǒng)解決方案”。
3、系統(tǒng)測試階段
視頻會議系統(tǒng)集成項目在選型的過程中，還要獲取項目所需要達到技術參數(shù)，因此這些參數(shù)我們可以通過測試來獲取，如最大分辨率測試，是否能達到項目的要求。另外系統(tǒng)的測試階段，也能排除一些供應商的產(chǎn)品，從而選擇更優(yōu)的供應商。
4、系統(tǒng)招標階段
系統(tǒng)招標就是把項目所達到的目標及相關的系統(tǒng)參數(shù)進行公告，從而使符合要求的供應商進行投標，然后選取價格最低的產(chǎn)品作為系統(tǒng)的最后供應商。在系統(tǒng)的招投標中，我們需要通過前面的選型和測試來確定投標的供應商是否符合相關的要求，從而指導我們確定最后的中標供應商。
5、系統(tǒng)上線階段
視頻會議系統(tǒng)集成項目在確定中標的供應商后，就會進行雙方的合同的簽訂，合同上會規(guī)定視頻會議系統(tǒng)的上線時間及一些后續(xù)的維護工作，在上線的過程中，我們要監(jiān)督供應商進行相應的前期安裝和調試工作，確保視頻會議系統(tǒng)能在合同規(guī)定的上線時間內完成項目的上線工作。
6、系統(tǒng)維護階段
視頻會議系統(tǒng)集成項目不只是上線就可以結束了，我們還要確保系統(tǒng)的穩(wěn)定、有效地運行，因此在雙方的合同簽訂中，我們一般都會確定供應商的維護工作，從而保證視頻會議系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。
綜上所述，一個視頻會議系統(tǒng)集成項目的需進行項目立項、系統(tǒng)選型、測試、招標、上線、維護六個階段的工作，我們對這六個階段的工作，必須要做到層層把關、深入細致的工作，只有這樣，我們才能夠實現(xiàn)項目的所要達到的目標。